Nicht selten kommt es vor, dass ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers eine Dienstreise antreten muss. Zusätzliche Belastungen, die ihm während einer betrieblich veranlassten Reise anfallen, werden als Reisekosten anerkannt.

Der Anspruch auf Reisekostenerstattung ist im BGB geregelt. Die anfallenden Reisekosten werden von dem Arbeitgeber zurückerstattet. Wenn diese Reiseaufwendungen bestimmte Grenzen nicht übersteigen, sind sie grundsätzlich nicht dem steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bruttolohn hinzuzurechnen.

Wichtige Voraussetzung für die Reisekostenerstattung ist, dass alle Auslagen sorgfältig dokumentiert werden. Die meisten Firmen verwenden dazu spezielle Abrechnungsformulare. Der Arbeitnehmer trägt seine Reisekosten ein und fügt entsprechende Belege hinzu. Die Reisekosten können entweder über die Gehaltsabrechnung oder gesondert ausgezahlt werden.

Zu den Reisekostenaufwendungen gehören: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten (Parkgebühren, betrieblich veranlasste Telefonkosten, Reiseunfallversicherung, Gepäckaufbewahrung, Gepacktransport, Reisegepackversicherung).