Ein Besprechungsprotokoll dient dem Zweck, Gespräche oder Verhandlungen zwischen zwei oder mehreren Personen zu dokumentieren. Es bildet die Grundlage, all das, was besprochen wurde, in schriftlicher Form fest zu halten und im Nachhinein nachvollziehbar zu machen. Es erfüllt also Dokumentations- und Beweiszwecke. Wer später etwas behauptet, was ein anderer Gesprächsteilnehmer anzweifelt, kann recht schnell widerlegt oder bestätigt werden.

Es hilft aber auch dem einzelnen Teilnehmer, sich an seine eigenen Worte zu erinnern und die Situation gegebenenfalls noch einmal erlebbar zu gestalten.

Streitigkeiten können von vornherein vermieden werden. Im Zweifel gilt das geschriebene Wort. Besprechungsprotokolle sind in die jeweilige Vorgangsakte einzulegen.