Ohne ihn würde Chaos und Verwirrung in Gruppen- und Konferenzräumen aufeinandertreffen. Egal ob in der Uni oder im Büro: Ein Raumbelegungsplan wird immer dann benötigt, wenn verschiedene Gruppen zu verschiedenen Zeiten den gleichen Raum nutzen wollen.

So wird auf dem Raumbelegungsplan die Veranstaltung samt deren zeitlicher Beginn und Schluss vermerkt. Er wird meist tabellarisch angeordnet und stellt dadurch sicher, dass sich jeder Interessierte schnell zurechtfindet.

Der Plan wird meist als Anhang neben der entsprechenden Tür befestigt, um einen reibungslosen Ablauf der Raumwechsel zu ermöglichen. Daneben helfen die Pläne auch den Organisatoren von Veranstaltungen ungemein dabei die Arbeitsräume einzuteilen, da sie den Überblick über die Raumverteilung sicherstellen.