Unter einem Geschäftsbrief versteht man generell den Informationsaustausch zwischen einem Geschäft und einem Geschäft bzw. einem Geschäft und einer Privatperson. Dabei müssen in einem Geschäftsbrief laut Handelsgesetzbuch (HGB) das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer, der Name des Geschäftsführers, sowie Rechtsform und Sitz erwähnt sein.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefes muss dabei den Vorschriften des Deutsches Institutes für Normung (DIN 5008 und DIN 676) angepasst werden. Außerdem, um einen positiven Eindruck beim Geschäftspartner zu hinterlassen, wird auch großen Wert auf den Schreibstil, die Rechtschreibung und die Grammatik gelegt.

Um durch die Geschäftsbriefe einen gültigen Vertrag zu erzeugen, ist eine Bestellung durch den Kunden notwendig, bei der dieser sich dazu bereit erklärt die vom Verkäufer gestellten Konditionen, die dieser in Form eines Angebots an den Kunden formuliert hat, zu akzeptieren.